Das Geheimnis fließender Kommunikation im Netz. 8 Tipps zum Weitersagen.

Ralf, Simones Kollege, schreibt kurze knackige Mails. Er schreibt gleich drauf los, nutzt keine persönliche Anrede zu Beginn einer Mail, verzichtet auf die Grußformel am Ende. Simone grüßt in jeder Mail persönlich, überlegt jeden Satz mehrfach, ob sie den so schreiben kann oder lieber so. Gerne fügt sie noch ein paar persönliche Zeilen dazu. Sie beendet ihre Mails mit einer Grußformel.

 

Ralf ist total genervt von Simones Mails, weil er immer so viel zu lesen hat, bevor er an das eigentliche Thema kommt. Simone ist total genervt von Ralf, weil er in ihren Augen unhöflich ist und auf ihre Anliegen nicht eingeht.

 

Kein Problem denken Sie jetzt vielleicht? Doch ist eins. Denn die beiden arbeiten zusammen und zwar nicht nur in einer Firma oder Abteilung, sondern ganz konkret an einer gemeinsamen Aufgabe. Lediglich der Arbeitsort ist weit entfernt von einander, so dass Emails ein wesentlicher Bestandteil ihrer Kommunikation sind.

Beide sind total genervt von einander. Sie nehmen bewusst oder auch unbewusst die Gefährdung der gemeinsamen Aufgabe in Kauf.

********************************************************************************************************************************************************

Kommunikation findet heute vermehrt im virtuellen Raum statt.

********************************************************************************************************************************************************

Auch wenn solche Konflikte nicht direkt ausgetragen werden, also von Angesicht zu Angesicht, so haben sie doch einen entsprechende Wirkung. Ärgern wir uns dauerhaft über jemanden oder sein Verhalten, belastet das die Beziehung. Auch wenn diese Person weit weg von uns entfernt ist.  Und wenn wir mit dieser Person gemeinsame Aufgaben erledigen, wird es auf lange Sicht immer schwieriger diese zu erledigen, weil immer wieder der Ärger mitschwingt.

 

Es gibt viele Firmen, die an verschiedenen Standorten angesiedelt sind. Dadurch sind auch Teams  und Aufgaben auf verschiedene Standorte verteilt. Erschwert wird diese Verteilung in manchen Fällen durch Zeitverschiebung oder kulturelle Unterschiede.

 

Kommunikation findet heute vermehrt auf indirekten Wegen statt. Klar sind wir es gewohnt per Mail, Telefon, Messenger oder Social Media zu kommunizieren. Gleichzeitig sehen wir unsere Gesprächspartner nicht mehr. Es fehlt uns die Körpersprache, Mimik, Gestik und Stimme, über die wir im direkten Gespräch eine Menge Informationen erhalten.

 

Wie kann Kommunikation weiterhin verbindend bleiben, auch wenn wir vermehrt diese Wege des Austauschs nutzen?

Ich habe 8 Tipps für Sie zusammen gestellt, wie Sie künftig auch auf virtuellen Wegen reibungsfrei, effizient und verbindend mit ihren Kolleginnen und Kollegen kommunizieren können.

 

Die Anrede: Verwenden Sie eine Anrede. Das kann vom förmlichen "Sehr geehrte Frau, sehr geehrter Herr" bis zum informellen "Hi" gehen. Überlegen Sie, wie Sie gerne in diesem Kontext angesprochen werden möchten und was zu Ihnen passt.

 

Der Name: Verwenden Sie den Namen Ihrer Gesprächspartner. Denn im direkten, persönlichen Kontakt würden Sie diese Person wahrscheinlich auch mit Namen ansprechen.

 

Am Telefon: Das selbe gilt fürs Telefonieren. Auch wenn Sie an der Nummer schon erkennen, wer Sie gerade anruft. Melden Sie sich mit Ihrem Namen und sprechen Sie die Person mit Namen an. Das wirkt verbindend.

Smalltalk in Emails: Ich persönlich finde, dass es durchaus legitim ist, auch in Emails etwas Smalltalk einfließen zu lassen. Da reicht ein Satz wie z.B. "Und wie ist das Wetter bei Euch?" oder "Hatte ne kurze Nacht, brauche noch einen Kaffee, um wach zu werden".  Ist sie ein Morgenmuffel, trinkt sie lieber Tee oder Kaffee? Sie erfahren ein bisschen mehr von Ihrem weit entfernten Kollegen und lernen sich näher kennen. Das stärkt die Beziehung und baut Vertrauen auf.


Die Nachricht (1): Beziehen Sie sich in Ihrer elektronischen Korrespondenz auf das was, der andere Ihnen mitgeteilt hat. Damit er weiss, Sie haben es zur Kenntnis genommen.

 

Die Nachricht (2): Halten Sie sich kurz und vermeiden Sie lange Schachtelsätze. Pro Satz eine Aussage. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Lesepartner Sie so liest, wie Sie es sich wünschen.

 

Grußformel: Bitte verabschieden Sie sich auch in Ihren Mails. Auch hier haben Sie die Wahl vom formellen "Mit freundlichen Grüßen" bis hin zum informellen "ciao".  Sie geben Ihrer Lesepartnerin damit die Sicherheit, dass Sie diese Mail beendet haben.

 

Persönlicher Kontakt: Greifen Sie so oft es geht zum Telefonhörer oder sprechen Sie direkt mit Ihren Kollegen. Manchmal sind diese nur eine Tür entfernt. Über Stimme, Mimik und Gestik bekommen wir so viel mehr von unseren Mitmenschen mit, so dass es leichter ist die Beziehungsebene zu pflegen.

 

********************************************************************************************************************************************************

Auch wenn Sie virtuell kommunizieren, Ihr Gesprächspartner ist und bleibt ein Mensch.

********************************************************************************************************************************************************

Ralf und Simone übrigens haben irgendwann darüber gesprochen. Simone konnte Ralf sagen, dass sie es unhöflich findet, wenn sie in den Emails nicht persönlich angesprochen wird und Ralf auf ihre Themen und Anliegen nicht eingeht.  Ralf konnte ihr sagen, dass es ihm immer viel zu viel zu lesen ist und er sich kürzere Mails wünscht.

 

Seitdem telefonieren Ralf und Simone mehr mit einander. Wenn sie sich schreiben, dann mit kurzen informellen Anrede- und Grußformeln. Ralf bezieht sich kurz auf Simones Themen und Simone schreibt dafür weniger Privates.

 

Die Beziehungsebene ist wieder im Gleichgewicht. Beide haben jetzt die Sicherheit, sich auf der Sach- und Arbeitsebene durchaus kontrovers austauschen, ohne dass die Beziehung darunter leidet.


Bildquelle: www.pixabay.com und privat


Birgit Schulze - Die Wirtschaftsmediatorin

Mit viel Leidenschaft und noch viel mehr Expertenwissen entwickele ich fließende Kommunikation für junge, schnell wachsende Unternehmen. Durch individuelle Konzepte gestalte ich gemeinsam mit Ihnen Ihre unternehmenseigene Streitkultur.

 

Meine langjährige Erfahrung und mein Wissen als Trainerin für Gewaltfreie Kommunikation, Wirtschaftsmediatorin, Reklamations- und Beschwerdemanagerin, teile ich mit Ihnen in meinem Blog oder gerne live in Workshops und Vorträgen.

 

Möchten Sie mehr erfahren? Sprechen Sie mich an oder schreiben Sie mir:

Telefon: 0 61 51 / 27 38 17

Email: Birgit Schulze


Kommentar schreiben

Kommentare: 0